Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Conaprojekt, Luka Godnič s.p.
Trstenik 74, 4204 Golnik, Slowenien
Registernummer: 6311130000 · USt-IdNr.: SI78923115
E-Mail: info@conaplan.app

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, da dies nach Art und Umfang unserer Verarbeitung gesetzlich nicht erforderlich ist. Richten Sie Fragen zum Datenschutz an die oben genannte Adresse.

2. Welche Daten wir verarbeiten

• Konto und Organisation: E-Mail-Adresse, Name, Passwort (nur als Hash beim Authentifizierungsanbieter gespeichert), gewählte Sprache, Name der Organisation, Logo, Rolle in der Organisation (Inhaber, Leiter, Baustelle).
• Team-Einladungen: E-Mail-Adresse der eingeladenen Person, Rolle, Einmalcode und Status der Einladung.
• Terminpläne und Projekte: Projekte, Aktivitäten, Phasen, Dauern, Abhängigkeiten, Termine, Teams und deren Verfügbarkeit, Planversionen, Änderungsverlauf (wer, wann, was), Änderungsvorschläge mit Begründung sowie importierte Terminplandateien (beim Import verarbeitet, nicht aufbewahrt).
• Stand von der Baustelle: Fortschrittseinträge (Datum, Prozentwert, Ist-Anfang und Ist-Ende, Notiz, Urheber), Problemmeldungen mit Grund und Kommentar, Genehmigungen und Ablehnungen.
• Baustellenberichte: Sprachaufnahmen, deren Abschriften, mit KI strukturierte Berichtsinhalte und Übersetzungen, Fotos, ungefährer Standort beim Erstellen eines Berichts (nur zum Abruf der Wetterdaten für die Baustelle), Wetterdaten, erzeugte PDF-Dokumente und E-Mail-Adressen der Berichtsempfänger.
• Links für Nachunternehmer: Name des Teams und Antworten zu Aktivitäten (bestätigen / Problem / noch unklar) mit Notiz; das Link-Token wird nur als Hash gespeichert. Für die Nutzung eines Links ist kein Konto nötig.
• Wochenbericht per E-Mail: aus den Mitgliedern der Organisation gewählte Empfänger und bis zu fünf zusätzliche E-Mail-Adressen (z. B. Bauherr, Bauüberwachung), Abmeldestatus und Versandprotokoll.
• Abonnement und Zahlung: Abonnement-ID, Paket, Laufzeit, Zahlungsstatus und Rechnungsdaten (einschließlich USt-IdNr.). Kartennummern speichern wir nicht — Sie geben sie direkt bei Stripe ein.
• Technische Daten: IP-Adresse, Geräte- und Browsertyp, Zugriffs- und Fehlerprotokolle — für Betrieb, Sicherheit und Missbrauchsabwehr (z. B. Begrenzung der Anfragen bei öffentlichen Links).
• Website: Ihre Cookie-Auswahl und — nur mit Einwilligung — Besuchsstatistiken (Google Analytics 4).

Der Dienst ist für die geschäftliche Nutzung bestimmt und nicht für Personen unter 18 Jahren.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

4. Inhalte Ihrer Organisation — Sie sind der Verantwortliche

Inhalte, die Ihre Organisation im Dienst erstellt (Terminpläne, Berichte, Aufnahmen, Fotos, Daten von Teams und Nachunternehmern, Berichtsempfänger), bleiben Ihre Inhalte. Enthalten sie personenbezogene Daten Dritter — etwa Namen von Arbeitern, Fotos von Personen auf der Baustelle, Stimmen in Aufnahmen, E-Mail-Adressen von Empfängern oder Antworten von Nachunternehmern —, sind Sie für diese Verarbeitung der Verantwortliche und wir Auftragsverarbeiter, der die Daten nur nach Ihren Weisungen und zur Bereitstellung des Dienstes verarbeitet.

Sie sind für eine geeignete Rechtsgrundlage und die Information dieser Personen verantwortlich. Das gilt auch für Team-Einladungen, Links für Nachunternehmer und zusätzliche Empfänger des Wochenberichts: Adressen und Links versenden wir auf Ihre Weisung. Zusätzliche Empfänger des Wochenberichts können sich jederzeit über den Link in jeder Nachricht abmelden.

Mit Geschäftskunden schließen wir auf Anfrage einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ab — schreiben Sie an info@conaplan.app.

5. Künstliche Intelligenz und automatisierte Entscheidungen

Für Baustellenberichte nutzen wir KI zur Spracherkennung, zur Strukturierung der Inhalte und zur Übersetzung. Das Ergebnis ist ein Entwurf, den der Benutzer prüft und vor dem Versand ausdrücklich bestätigt; ohne Bestätigung wird kein Bericht gesendet. Ihre Inhalte verwenden wir nicht zum Training von KI-Modellen.

Terminplan, kritischer Weg, Endprognose und Plangesundheit werden von einem deterministischen Algorithmus ohne KI berechnet.

Wir treffen keine Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhen und rechtliche oder ähnlich erhebliche Wirkung für Personen entfalten.

6. Auftragsverarbeiter und Ort der Verarbeitung

Für den Betrieb des Dienstes arbeiten wir mit folgenden Auftragsverarbeitern zusammen, die personenbezogene Daten nur nach unseren Weisungen verarbeiten:

• Supabase Pte. Ltd (Singapur) — Datenbank, Authentifizierung und Dateispeicher (Aufnahmen, Fotos, PDFs, Logos). Die Daten liegen in Frankfurt, Deutschland (EU).
• Railway Corp. (USA) — Hosting des Anwendungsservers (API) in Amsterdam, Niederlande (EU). Die Daten werden dort bei der Bearbeitung von Anfragen verarbeitet und nicht gespeichert.
• Hetzner Online GmbH (Deutschland) — ein Server in Nürnberg, Deutschland (EU): Automatisierung von Berichten und E-Mails, PDF-Erzeugung, Umwandlung von Terminplandateien beim Import, Hosting von Website und Web-App sowie verschlüsselte Sicherungen.
• Plus Five Five, Inc. (Resend, USA) — E-Mail-Versand (Codes für Anmeldung und Passwort-Zurücksetzung, Einladungen, Baustellenberichte, Wochenberichte).
• OpenAI (USA) — Abschrift von Sprachaufnahmen.
• Anthropic PBC (USA) — Strukturierung und Übersetzung von Berichtsinhalten.
• OpenWeather Ltd (Vereinigtes Königreich) — Wetterdaten für den ungefähren Standort der Baustelle.
• Google Cloud EMEA Limited (Irland) — geschäftliches Postfach (Google Workspace) für Support und Anfragen betroffener Personen und — nur mit Einwilligung — Statistik der Website (Google Analytics 4); die Verarbeitung kann auch bei Google LLC (USA) erfolgen.
• AVANT.SI d.o.o. (NEOSERV, Slowenien) — Web-Endpunkt, der den Zahlungsablauf startet und Cookie-Einwilligungen protokolliert.

Daneben erhält Stripe, Inc. (USA, mit der europäischen Gesellschaft Stripe Payments Europe, Limited, Irland) Daten zur Abwicklung von Abonnements und Zahlungen. Für Zahlungsdienste handelt Stripe als eigenständiger Verantwortlicher, da es Daten auch für eigene rechtliche Pflichten verarbeitet (Betrugsprävention, Zahlungsrecht und Geldwäschebekämpfung); es gilt die Datenschutzerklärung von Stripe. Apple und Google verarbeiten Daten als eigenständige Verantwortliche, wenn Sie die mobile App aus ihren Stores laden.

Werden Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt oder sind sie von dort zugänglich (z. B. bei Anbietern mit Sitz in den USA oder Singapur), erfolgt dies nach Art. 44–49 DSGVO: auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses (einschließlich des EU-US Data Privacy Framework, sofern der Anbieter teilnimmt) oder der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Diese Liste aktualisieren wir bei jeder Änderung; für Kunden mit Auftragsverarbeitungsvertrag gilt das dort geregelte Mitteilungsverfahren.

7. Speicherdauer

• Konto, Organisation und Inhalte des Dienstes: solange das Konto aktiv ist. Nach Löschung des Kontos oder Ende der Geschäftsbeziehung löschen oder anonymisieren wir die Daten innerhalb einer angemessenen Frist, sofern das Gesetz nichts anderes verlangt.
• Planversionen, Änderungsverlauf und Fortschrittseinträge: als Teil des Projekts, solange das Projekt besteht; sie werden mit dem Projekt gelöscht.
• Links für Nachunternehmer: 90 Tage gültig oder bis zum Widerruf; Antworten bleiben Teil des Projekts.
• Einladungen: Der Code ist 7 Tage gültig; der Datensatz der Einladung bleibt als Nachweis der Mitgliedschaft erhalten.
• Buchhaltungs- und Zahlungsdaten: bis zu 10 Jahre (Steuer- und Rechnungslegungsrecht).
• Sicherungen: Datenbank und gespeicherte Dateien werden täglich verschlüsselt gesichert. Gelöschte Daten können bis zu 14 Tage in Sicherungen verbleiben und werden dann unwiderruflich entfernt.
• Technische Protokolle: 7 Tage beim Anbieter des Anwendungsservers, höchstens 30 Tage auf unseren Servern.
• Statistik der Website: bis zu 2 Jahre (Einstellung von Google Analytics), nur mit Einwilligung.

Die Kündigung eines Abonnements löscht das Konto nicht automatisch — beantragen Sie die Löschung gesondert. Das Verfahren steht unter Löschung von Konto und Daten.

8. Mobile App

• Das Mikrofon wird nur verwendet, während Sie einen Sprachbericht aufnehmen.
• Kamera und Fotos nur, wenn Sie einem Bericht ein Foto hinzufügen.
• Der Standort wird nur beim Erstellen eines Berichts und nur für Wetterdaten gelesen; er wird nie im Hintergrund verfolgt.
• Der lokale Speicher auf dem Handy enthält Ihre Anmeldung und die Warteschlange von Berichten, Bestätigungen und Problemmeldungen, die auf eine Verbindung warten; sie wird nach dem Senden geleert.
• Benachrichtigungen sind lokal (z. B. über das Senden wartender Einträge); ein Push-Dienst wird nicht verwendet.

9. Ihre Rechte

Nach Art. 15–22 DSGVO haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch und Widerruf einer Einwilligung. Wenden Sie sich an info@conaplan.app; wir antworten spätestens innerhalb eines Monats.

Wenn Sie Mitglied einer Organisation oder Nachunternehmer sind und die Anfrage Inhalte der Organisation betrifft, leiten wir sie an den Verantwortlichen (Ihre Organisation) weiter und helfen bei der Beantwortung.

Sie können sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren — dem Informationsbeauftragten der Republik Slowenien (Informacijski pooblaščenec), Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana (www.ip-rs.si) — oder bei der Aufsichtsbehörde an Ihrem Aufenthalts- oder Arbeitsort.

10. Sicherheit

• Verschlüsselung bei der Übertragung (HTTPS/TLS) für jede Verbindung;
• Trennung der Daten nach Organisation auf Datenbankebene (RLS) und serverseitige Rechteprüfung bei jeder Anfrage;
• Passwörter nur als Hash; Link- und Abmelde-Token nur als Hash;
• Sicherungen, verschlüsselt mit einem öffentlichen Schlüssel, den der Server selbst nicht entschlüsseln kann;
• Zwei-Faktor-Authentifizierung für interne Systeme, beschränkter Zugriff und regelmäßige Aktualisierungen.

11. Cookies und Browserspeicher

Website und Web-App verwenden unbedingt erforderlichen Browserspeicher; die Statistik der Website wird nur mit Einwilligung geladen. Details stehen in der Cookie-Richtlinie.

12. Änderungen und Kontakt

Wir können diese Erklärung aktualisieren; über wesentliche Änderungen informieren wir Sie per E-Mail oder in der App. Das Datum der letzten Aktualisierung steht oben.

Kontakt: info@conaplan.app · Trstenik 74, 4204 Golnik, Slowenien